Hybride Events als neues “Normal”

Die Gäste und Moderatoren sind auf der Bühne und die Kamera filmt das hybride Event

Insbesondere für die Eventbranche waren die vergangenen beiden Jahre eine ereignisreiche Zeit – Kontaktbeschränkungen, Maskentragen und Zuschauerverbote. Hybride Events waren die Lösung, Veranstaltungen trotz Pandemie und steigenden Inzidenzen möglichst authentisch zu realisieren und gleichzeitig die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.

Hybride Events sind mehr als nur eine Notlösung

Digitale und innovative Streaming-Konzepte, wie zum Beispiel hybride Events, haben es ermöglicht, auch während der laufenden Corona-Pandemie Events aller Art durchzuführen. Diese Art der Veranstaltung hat es arrangiert, Menschen von überall aus der Welt, virtuell mit den Moderator:innen und Besucher:innen zusammenzuführen und das trotz Kontaktbeschränkungen und weitgehenden Einschränkungen im sozialen Leben.

Auch ungeachtet der Lockerungen, die im September 2021 vor allem im privaten Leben eingeführt wurden, musste schließlich umso mehr auf das eigene soziale Umfeld geachtet werden, um sowohl Eigen- als auch Fremdgefährdungen zu vermeiden.

Eine geeignete Lösung, um Veranstaltungen dennoch durchführen zu können, waren hybride Events. Bei diesen ist nämlich nur ein Teil der Besucher:innen gemäß der aktuellen Bestimmungen vor Ort anwesend, während der andere Teil sich bequem über Endgeräte seiner Wahl zuschalten kann. So werden einerseits die Kontaktbeschränkungen eingehalten, aber auch das Risiko einer Infektion mit COVID-19 reduziert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass mit hybriden Veranstaltungen die Umwelt geschont wird. Denn weite Anreisen der Besucher:innen werden reduziert und somit weniger CO2-Emissionen produziert.

Einen Blogbeitrag zum Thema “Digitale Events auf dem Weg zur Klimaneutralität” findet man hier

Die hybride RESTART 2021 in Berlin

Im September 2021 produzierte unser Team einen hybriden Kongress für den Hygieneartikelhersteller Livinguard. Das Schweizer Unternehmen stellt hygienetechnische Produkte her, wie beispielsweise Mundschutzmasken oder Handschuhe.

Die “RESTART 2021” fand am 14. und 15. September 2021 im Hyatt Hotel in Berlin statt. Livinguard nutzte den Kongress, um mit hochkarätigen Gästen, wie Dr. Eckart von Hirschhausen (Moderator), Virologe Prof. Dr. Hendrik Streeck und Hygieniker Prof. Dr. Martin Exner, über die Zukunft nach Corona zu diskutieren. Zudem wurden in Experten-Talks Wege aus der Pandemie erläutert. 

Im Vordergrund zwei Kameras, im Hintergrund eine Bühne mit Leinwand

Mit Teamwork zur erfolgreichen Umsetzung

Für die gesamte Umsetzung und Planung des Events war eines unserer erfahrenen und technisch versierten Teams zuständig. Neben einem ansprechenden Bühnenbild, musste auch die Lichtstimmung und optimale Ausleuchtung aller Moderator:innen in den verschiedenen Talk- und Vortragsformen vorbereitet werden. Die gesamte Bühne wurde hierzu von uns gestaltet und in Auftrag gegeben, sodass diese entsprechend gebaut werden konnte.

Damit während der Veranstaltung ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann, gehört zur weiteren Vorbereitung eines Events auch die ausführliche Planung aller Szenen- und Referenten-Wechsel. Um die optimale Umsetzung zu garantieren, arbeitete unser Team gemeinsam mit weiteren Techniker:innen und Expert:innen zusammen. Mit Erfahrung und fachkundigen Spezialisten war es möglich, dass der Kongress erfolgreich als hybride Veranstaltung stattfinden konnte.

Die Produktion eines hybriden Events

Damit auch den Zuschauer:innen, die nicht vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen konnten, alle Vorträge und Ansichten auf ihre Endgeräte übertragen werden konnten, wurde die gesamte Produktion von mehreren Kameras begleitet. Die Referent:innen und Diskussionsteilnehmer:innen wurden von insgesamt vier Kameras und einem großen Kamerakran professionell in Szene gesetzt.

Aber nicht nur das Bild, sondern auch die Akustik muss bei einer solchen Veranstaltung einwandfrei funktionieren. Hierfür waren unsere Tontechniker:innen zuständig, die den Ton genauestens beobachtet und stetig angepasst haben, damit dieser sowohl im Stream über die verschiedenen Kanäle als auch im Saal problemlos zu verstehen war.

Zugänglichkeit bei hybriden Events

Damit auch internationale Zuschauer:innen den Stream problemlos verfolgen konnten und einer Sprachbarriere vorgebeugt wird, wurden von uns Simultan-Übersetzer:innen in den Live-Stream eingebunden. Diese waren in separat aufgebauten Übersetzerkabinen vor Ort. Auf diese Weise konnte die Veranstaltung sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch verfolgt werden. Aber auch internationale fachkundige Teilnehmer:innen vor Ort hatten die Möglichkeit sich an den Fragerunden zu beteiligen.

Der Aufbau einer hybriden Veranstaltung

Durch die hybride Veranstaltung hatten Livinguard, sowie seine Mitwirkenden und Kunden die Möglichkeit, die gewohnte Kongress-Erfahrung zu erleben und viele weitere spannende und wissenswerte Einblicke zu sammeln. Dies wurde durch gute Teamarbeit, eine ausführliche und klar durchdachte Planung und die jahrelange Erfahrung unserer Mitarbeiter garantiert. Auch die notwendigen Dienstleister:innen und Techniker:innen, die uns bei den Dreharbeiten unterstützen und somit das hybride Event für die Zuschauer:innen zugänglich gestalten sollten, wurden von uns organisiert. Ein hybrider Kongress mag auf den ersten Blick mit viel mehr Aufwand verbunden sein, als erwartet. Allerdings ist es mit dem richtigen Unternehmen für Livestream-Produktionen doch überraschend einfach in der Planung, Umsetzung und Produktion.

Ein Blick hinter die Kulissen bei dem hybriden Event Restart 2021 von Livinguard

Ein weiteres Beispiel für ein von uns geplantes und durchgeführtes hybrides Event sind die tolino StoryDays 2021.

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Veranstaltungen analog und digital – hybride Events von vsonix

Die Corona-Krise hat uns alle immer noch fest im Griff. Doch der Umgang damit fällt immer leichter. Durch hybride Events, die eine Mischung aus analog und digital darstellen, können viele Veranstaltungen trotz der andauernden Krise stattfinden. So auch der diesjährige Frankfurt Finance Summit. 

Der jährlich stattfindende Frankfurt Finance Summit war in diesem Jahr ein anderer. Für 100 Teilnehmer vor Ort und 500 Teilnehmer zu Hause haben wir für den Veranstalter ein hybrides Event auf die Beine gestellt, bei dem sich sowohl Teilnehmer als auch Referenten aus der ganzen Welt zuschalten konnten. So konnte die Veranstaltung, die für die Gäste vor Ort ein Hygienekonzept vorwies, auch in Zeiten der Pandemie stattfinden. Das Event für Führungskräfte, Zentralbanker und Vertreter von Regulierungsbehörden aus über 20 Ländern erörtert jährlich die wichtigsten Themen aus der Finanzwelt am Standort Frankfurt. Die Themen in diesem Jahr drehten sich, wie sollte es anders sein, vor allem um Corona und die Auswirkungen auf das Finanzsystem und die Finanzstabilität. Doch nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch hatte die Pandemie Auswirkungen auf das Event. Denn waren im Jahr 2019 noch 200 Teilnehmer physisch anwesend, waren es dieses Jahr nur knapp die Hälfte.

Hybrid – analog und digital

In diesem Jahr waren dafür ca 500 Teilnehmer im interaktiven Livestream mit dabei, was das Event zu einem hybriden Event macht, also einer Mischung aus analog und digital. Das spart nicht nur mögliche Übertragungswege, es ermöglicht ein Hygiene-Konzept um Ansteckungen zu verhindern und es spart Zeit und Geld durch weniger Reisen, die aus bestimmten Ländern ohnehin noch nicht möglich waren. So gab es sowohl Vorträge, als auch interaktive Roundtables mit ausgesuchten Experten, bei denen die Zuschauer die Möglichkeit hatten, in den direkten Dialog zu treten.

Zwölf der Referenten wurden per Stream zugeschaltet und die Zuschauer hatten jederzeit die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Ob Helsinki, Brüssel oder Berlin: Der Ort spielt keine Rolle mehr. 

Mit dabei: Größen der Finanzwelt

Bundesfinanzminister Olaf Scholz live aus Berlin als Referent zugeschaltet

Die Wichtigkeit des Events lässt sich bereits an den hochkarätigen Referenten erkennen: Deutsche Bank-Chef Christian Sewing, stellvertretende Generaldirektorin der Generaldirektion Klimaschutz der Europäischen Kommission Clara De La Torre, UBS-Verwaltungsratspräsident Axel Weber, BNP-Paribas-Deutschladchef Lutz Diederichs, Bundesbank-Präsident Jens Weidmann oder Finanzminister Olaf Scholz sind nur einige Namen auf der Liste der sowohl anwesenden als auch live zugeschalteten Referenten des Events am 22.06.2020. 

Hybrides Erfolgsevent

Durch einige Vorbereitungen, Testläufe und Professionalität auf allen Ebenen konnte ein fehlerfreies und außergewöhnliches Event auf die Beine gestellt werden, das an Interaktivität und Modernität kaum zu überbieten ist. Hybride Events, die sowohl digital als auch analog stattfinden, sind in diesem Jahr unverzichtbar für Firmen und Organisationen, die ihre Veranstaltungen nicht komplett ausfallen lassen wollen und für alle potentiellen Teilnehmer erreichbar machen wollen. So war der Frankfurt Finance Summit 2020 ein voller Erfolg und öffnet als Showcase ganz neue Möglichkeiten für Veranstaltungen.

Weitere Informationen über den Frankfurt Finance Summit 2020 erhalten Sie hier.

Im November geht es schon weiter mit dem nächsten hybriden Großevent: Die Euro Finance Week in Frankfurt. Wir freuen uns!

19 Bands, 27 000 Zuschauer: Schlossgrabenfest at Home

Wie so viele andere Großveranstaltungen und Konzerte musste auch das Darmstädter Schlossgrabenfest wegen der Corona-Krise abgesagt werden. Durch unseren Livestream haben wir trotzdem Festivalfeeling zu den Zuschauern nach Hause gebracht. 

Bei dem größten hessischen Musikfestival, das  seit 1999 normalerweise rund um das Darmstädter Schloss ausgerichtet wird, spielen jedes Jahr über 100 Bands. Damit die Festivalbesucher nicht ganz auf das Event verzichten müssen, haben wir die Veranstalter unterstützt und den Livestream unter dem Motto Schlossgrabenfest@Home kostenlos produziert.

Auch wenn das virtuelle Festival das echte Schlossgrabenfest nicht wirklich ersetzen kann, war der Livestream dennoch ein voller Erfolg.  18 Bands performten live von Zuhause aus, die Band Strandakustik war bei uns im Studio zu Gast. 27 000 Zuschauer feierten im Stream auf Facebook und YouTube mit.

Gemeinsam feiern trotz Corona

Das Programm war eine abwechslungsreiche Mischung aus Gesprächen mit den Musikern, unplugged Auftritten von Zuhause aus, Videomitschnitten von vergangenen Auftritten beim Schlossgrabenfest. Beim Livestream dabei waren unter anderem Shaqua Spirit, PFUND, Boppin’B, Tobi Vorwerk, Lichtenberg, Konterfrei, Forever Lion, The Barbers, JohnZ, 8kids, The Silverballs, Andy Ost, Pohlmann und Johnny Strange (von Culcha Candela).

Christian Carra, Leadsänger der Band Strandakustik, führte mit seiner lockeren und unterhaltsamen Moderation aus unserem Darmstädter Studio durch den Abend. Durch die Videoschaltungen entstand virtuell eine gemeinsame Bühne für den Moderator und die verschiedenen Künstler. Einer der Höhepunkt war die Live-Performance unserer Band im Studio mit einem der zugeschalteten Künstler. Dafür, dass das alles reibungslos funktionierte, sorgte die Regie von vsonix. 

Durch die Live-Kommentarfunktion hatten Zuschauer und Veranstalter trotz der räumlichen Entfernung das Gefühl, gemeinsam zu feiern. Die Zuschauer grüßten und unterhielten sich in den Kommentaren und auch der Moderator konnte direkt auf die Fragen des Publikums eingehen. So erfuhr Christian zum Beispiel auch, dass es selbst aus dem fernen Paraguay Zuschauer gab – die er dann direkt persönlich begrüßte.

Eins ist klar: Dem Publikum hat das Programm sehr gefallen, die Resonanz war positiv. “Wir haben im Messenger getanzt, mitgesungen und uns mit SGF-Becher zugeprostet. War zwar nicht das Gleiche, aber trotzdem schön.”, schreibt eine Facebook-Userin. Auch das mediale Echo war positiv, über das Event berichteten die Frankfurter Allgemeine Zeitung und das Darmstädter Echo.

Wer jetzt Lust bekommen hat, kann sich unseren Livestream weiterhin auf YouTube ansehen.

Behind The Scenes: Ein Livestream mit 19 Bands

Aber wie läuft so ein Livestream eigentlich hinter den Kulissen ab? Bei so vielen Teilnehmern erfordert das eine genaue Planung und natürlich einen Testlauf mit den Bands im Vorfeld – am Ende soll schließlich alles reibungslos funktionieren. Wichtige Faktoren für die Liveschaltungen waren die Bild- und Tonqualität der von den Bands verwendeten Kameras und Mikrofonen, sowie die Qualität der vorhandenen Internetleitungen. Hier stand vsonix den zugeschalteten Acts beratend zur Seite.

Aber auch das Studio musste natürlich für das Event vorbereitet werden: Einen Tag vor dem Event bereitete das vsonix-Team die virtuelle Bühne für die Band Strandakustik vor. Kameras wurden positioniert, das Licht eingestellt und die Drehlocations vorbereitet. Das “schlossgrabenfestblaue” Studio wurde liebevoll dekoriert, um das Festivalfeeling in die Wohnzimmer zu bringen. Durch die Corona-Abstandsregeln waren die Musiker gezwungen, in verschiedenen Räumen aufzutreten. Am Ende mussten Ton und Bild der Band natürlich wieder passend per Splitscreen zusammengefügt werden.

Als der Livestream startet, sind zwar alle im Studio konzentriert bei der Arbeit – die Produktion hat unserem Team aber auch besonders viel Spaß gemacht.