Hybride Events als neues “Normal”

Die Gäste und Moderatoren sind auf der Bühne und die Kamera filmt das hybride Event

Insbesondere für die Eventbranche waren die vergangenen beiden Jahre eine ereignisreiche Zeit – Kontaktbeschränkungen, Maskentragen und Zuschauerverbote. Hybride Events waren die Lösung, Veranstaltungen trotz Pandemie und steigenden Inzidenzen möglichst authentisch zu realisieren und gleichzeitig die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.

Hybride Events sind mehr als nur eine Notlösung

Digitale und innovative Streaming-Konzepte, wie zum Beispiel hybride Events, haben es ermöglicht, auch während der laufenden Corona-Pandemie Events aller Art durchzuführen. Diese Art der Veranstaltung hat es arrangiert, Menschen von überall aus der Welt, virtuell mit den Moderator:innen und Besucher:innen zusammenzuführen und das trotz Kontaktbeschränkungen und weitgehenden Einschränkungen im sozialen Leben.

Auch ungeachtet der Lockerungen, die im September 2021 vor allem im privaten Leben eingeführt wurden, musste schließlich umso mehr auf das eigene soziale Umfeld geachtet werden, um sowohl Eigen- als auch Fremdgefährdungen zu vermeiden.

Eine geeignete Lösung, um Veranstaltungen dennoch durchführen zu können, waren hybride Events. Bei diesen ist nämlich nur ein Teil der Besucher:innen gemäß der aktuellen Bestimmungen vor Ort anwesend, während der andere Teil sich bequem über Endgeräte seiner Wahl zuschalten kann. So werden einerseits die Kontaktbeschränkungen eingehalten, aber auch das Risiko einer Infektion mit COVID-19 reduziert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass mit hybriden Veranstaltungen die Umwelt geschont wird. Denn weite Anreisen der Besucher:innen werden reduziert und somit weniger CO2-Emissionen produziert.

Einen Blogbeitrag zum Thema “Digitale Events auf dem Weg zur Klimaneutralität” findet man hier

Die hybride RESTART 2021 in Berlin

Im September 2021 produzierte unser Team einen hybriden Kongress für den Hygieneartikelhersteller Livinguard. Das Schweizer Unternehmen stellt hygienetechnische Produkte her, wie beispielsweise Mundschutzmasken oder Handschuhe.

Die “RESTART 2021” fand am 14. und 15. September 2021 im Hyatt Hotel in Berlin statt. Livinguard nutzte den Kongress, um mit hochkarätigen Gästen, wie Dr. Eckart von Hirschhausen (Moderator), Virologe Prof. Dr. Hendrik Streeck und Hygieniker Prof. Dr. Martin Exner, über die Zukunft nach Corona zu diskutieren. Zudem wurden in Experten-Talks Wege aus der Pandemie erläutert. 

Im Vordergrund zwei Kameras, im Hintergrund eine Bühne mit Leinwand

Mit Teamwork zur erfolgreichen Umsetzung

Für die gesamte Umsetzung und Planung des Events war eines unserer erfahrenen und technisch versierten Teams zuständig. Neben einem ansprechenden Bühnenbild, musste auch die Lichtstimmung und optimale Ausleuchtung aller Moderator:innen in den verschiedenen Talk- und Vortragsformen vorbereitet werden. Die gesamte Bühne wurde hierzu von uns gestaltet und in Auftrag gegeben, sodass diese entsprechend gebaut werden konnte.

Damit während der Veranstaltung ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann, gehört zur weiteren Vorbereitung eines Events auch die ausführliche Planung aller Szenen- und Referenten-Wechsel. Um die optimale Umsetzung zu garantieren, arbeitete unser Team gemeinsam mit weiteren Techniker:innen und Expert:innen zusammen. Mit Erfahrung und fachkundigen Spezialisten war es möglich, dass der Kongress erfolgreich als hybride Veranstaltung stattfinden konnte.

Die Produktion eines hybriden Events

Damit auch den Zuschauer:innen, die nicht vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen konnten, alle Vorträge und Ansichten auf ihre Endgeräte übertragen werden konnten, wurde die gesamte Produktion von mehreren Kameras begleitet. Die Referent:innen und Diskussionsteilnehmer:innen wurden von insgesamt vier Kameras und einem großen Kamerakran professionell in Szene gesetzt.

Aber nicht nur das Bild, sondern auch die Akustik muss bei einer solchen Veranstaltung einwandfrei funktionieren. Hierfür waren unsere Tontechniker:innen zuständig, die den Ton genauestens beobachtet und stetig angepasst haben, damit dieser sowohl im Stream über die verschiedenen Kanäle als auch im Saal problemlos zu verstehen war.

Zugänglichkeit bei hybriden Events

Damit auch internationale Zuschauer:innen den Stream problemlos verfolgen konnten und einer Sprachbarriere vorgebeugt wird, wurden von uns Simultan-Übersetzer:innen in den Live-Stream eingebunden. Diese waren in separat aufgebauten Übersetzerkabinen vor Ort. Auf diese Weise konnte die Veranstaltung sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch verfolgt werden. Aber auch internationale fachkundige Teilnehmer:innen vor Ort hatten die Möglichkeit sich an den Fragerunden zu beteiligen.

Der Aufbau einer hybriden Veranstaltung

Durch die hybride Veranstaltung hatten Livinguard, sowie seine Mitwirkenden und Kunden die Möglichkeit, die gewohnte Kongress-Erfahrung zu erleben und viele weitere spannende und wissenswerte Einblicke zu sammeln. Dies wurde durch gute Teamarbeit, eine ausführliche und klar durchdachte Planung und die jahrelange Erfahrung unserer Mitarbeiter garantiert. Auch die notwendigen Dienstleister:innen und Techniker:innen, die uns bei den Dreharbeiten unterstützen und somit das hybride Event für die Zuschauer:innen zugänglich gestalten sollten, wurden von uns organisiert. Ein hybrider Kongress mag auf den ersten Blick mit viel mehr Aufwand verbunden sein, als erwartet. Allerdings ist es mit dem richtigen Unternehmen für Livestream-Produktionen doch überraschend einfach in der Planung, Umsetzung und Produktion.

Ein Blick hinter die Kulissen bei dem hybriden Event Restart 2021 von Livinguard

Ein weiteres Beispiel für ein von uns geplantes und durchgeführtes hybrides Event sind die tolino StoryDays 2021.

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Hybrides Event: Das virtuelle Festival der Geschichten

In einem Studio sind mehrere Kameras und Beleuchtung auf ein Set der hybriden Veranstaltung tolino StoryDays gerichtet

Hybride Events sind das neue Normal und vor allem seit Beginn der Corona-Pandemie mehr als nur eine Alternative zu anderen Veranstaltungsformen. Der Vorteil liegt darin, dass man problemlos geltenden Hygienerichtlinien und einer begrenzten Teilnehmer:innenzahl gerecht werden kann. Ist die Besucher:innenzahl vor Ort begrenzt, dann können weitere Teilnehmende ein hybrides Event bequem über ihre gewünschten Endgeräte von einem beliebigen Ort aus besuchen. Zudem wird die Umwelt dabei geschont, da weite Anreisen mit dem Auto oder Flugzeug reduziert werden.

Die tolino StoryDays 2021 waren ein von uns geplantes, aufgebautes und produziertes hybrides Event. Das virtuelle Festival der Geschichten fand erfolgreich am 12. und 13. November 2021 statt.

Eine Frau sitzt lächelnd auf einem Bett und liest ein Buch bei dem Event tolino StoryDays 2021

Die hybride Veranstaltung wurde einerseits live vor Ort mit den Gästen und Veranstalter:innen produziert. Zudem aber auch über unsere eigene Plattform, sowie auf diversen Social Media-Kanälen gestreamt. Somit hatten die Zuschauer:innen die Möglichkeit, virtuell an der Veranstaltung teilzunehmen, während ein Teil des Line-Ups vor Ort im Studio über die Bühne ging. Unser Team sorgte bei der Produktion vor Ort für Klarheit und arbeitete gemeinsam mit den Veranstalter:innen engagiert an der Planung und Organisation des Events, sodass alles reibungslos verlief.

Ein hybrides Event mit Prominenz

Die Veranstaltung tolino StoryDays hat das Ziel, den Teilnehmenden Geschichten näher zu bringen; und das direkt von den Autor:innen selbst. Ganz im Sinne einer hybriden Veranstaltung waren die teilnehmenden Autor:innen und Schriftsteller:innen teilweise live im Studio dabei oder auch direkt aus ihren eigenen Lesezimmern oder von ihren Schreibtischen aus zugeschaltet. Sie nahmen an Talks mit den Moderator:innen teil, lasen Ausschnitte aus ihren neuesten Werken vor und gaben spannende Hintergrundinformationen und Einblicke in ihre Tätigkeiten als Autor:innen. Das Line-Up für die hybride Veranstaltung bestand aus einer Vielzahl unterschiedlicher Persönlichkeiten – von der wohl bekanntesten Kinderbuchautorin Cornelia Funke bis zum deutschen Nr. 1-Bestsellerautor Sebastian Fitzek.

Vom Aufbau bis zur Produktion

Für die erfolgreiche Produktion einer hybriden Veranstaltung geht es nicht nur darum, zu Beginn der Dreharbeiten für alles den richtigen Blick zu haben. Vielmehr erfordert es gut durchdachte Vorbereitungsmaßnahmen und kompetente und erfahrene Mitarbeiter:innen, die die Voraussetzungen erfüllen, das Event sowohl digital als auch vor Ort auf die Beine zu stellen. Hierbei spielen nicht nur die Tontechnik und das Bühnenbild eine ausschlaggebende Rolle, auch hinter den Kulissen muss alles detailliert beobachtet und dem Team klare Anweisungen gegeben werden.

Die lange Zusammenarbeit und Erfahrung unseres Teams hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter:innen aufeinander abgestimmt sind und ihre Aufgaben im Aufbau, der Technik und während der Produktion sorgfältig und eigenständig erledigen.

Im Vordergrund sind Kameras und im Hintergrund das Set der tolino StoryDays 2021 zu sehen.

Hybrid aber lebhaft: Nicht nur Talks und Live-Podcasts

 

Bei den tolino StoryDays 2021 konnten die Zuschauer:innen mit einem achtstündigen Live-Programm unterhalten werden. Die professionelle Zusammenarbeit aller Beteiligten sorgte dafür, dass die zahlreichen Talks, Lesungen und Gastauftritte beim virtuellen Festival der Geschichten reibungslos übertragen werden konnten. Hierbei zeigten sich die technischen und filmischen Kompetenzen unserer Mitarbeiter:innen. Diese wussten genau, welche Aspekte es bei hybriden Events zu berücksichtigen gibt, sodass die Teilnehmenden die Möglichkeit hatten, sich auch virtuell an den Workshops zu beteiligen.

Das Team von vsonix bei der Produktion der tolino StoryDays 2021

An Interaktivität hat es bei diesem Online-Event dank unseres erfahrenen Teams keineswegs gemangelt, denn die Teilnehmenden konnten beim Festival der Geschichten auch eigenen Einsatz zeigen und sich digital einbringen.

 

Weitere Informationen zu den tolino StoryDays 2021 erhalten Sie hier.

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