Eventfilm: So bleibt Ihre Veranstaltung in Erinnerung

Laura-Marie Buxmann

Ob Festival, Konzert oder auch Messe, jede Veranstaltung geht einmal zu Ende. Was bleibt, sind die Erinnerungen und diese können Veranstalter:innen mit einem Eventfilm auch im Nachhinein optimal präsentieren. Aber Eventfilme haben noch so viel mehr Potential. Die wichtigsten Anwendungsbereiche, die unzähligen Vorteile und wie Veranstalter:innen mit einem Eventfilm Kund:innen ansprechen, gibt’s in diesem Blogbeitrag.

Ein Event, in egal welcher Form, wird mit viel Leidenschaft, aber auch einer Menge Aufwand und Kosten geplant. Geht ein Event dann mal zu Ende, bleibt den Veranstalter:innen und Besucher:innen nur noch die Erinnerung daran. Aber so muss es nicht sein. Es lassen sich Erinnerungen schaffen, von denen man im Nachhinein noch profitieren kann; denn es besteht die Möglichkeit, auch nach der Veranstaltung das Gefühl zu bekommen, als wäre man noch immer mittendrin. Und zwar mit einem Eventfilm.

Was ist eigentlich ein Eventfilm?

Ob Firmenfeier, Messeauftritt oder Produktpräsentationen – jede Veranstaltung ist einzigartig. Ein Eventfilm ist ein kurzer Film, der die Highlights einer Veranstaltung noch einmal Revue passieren lässt. Häufig wird er auch als After-Movie, Hightlightfilm oder Recap-Film bezeichnet. Aber so verschieden die Bezeichnungen sind, das Ziel ist immer das Gleiche: Die besten Szenen eines Events langfristig erlebbar machen und diese mit fesselnder Musik und visuellen Effekten zusätzlich unterstreichen.

Ein Eventfilm entsteht aus Videomaterial, das während dem Event professionell gedreht wurde. Anschließend werden die schönsten, emotionalsten und authentischsten Aufnahmen ausgewählt und zu einem kurzen Video zusammengeschnitten. Damit ein Eventfilm auch einen bleibenden Eindruck hinterlässt, sollte der Fokus auf die Emotionen der Teilnehmer und auch die Location gerichtet sein.

Besonders wichtig ist dabei die Wahl von passender Musik und harmonischen Sounds. Durch die richtige Hintergrundmusik, werden die Emotionen auf den Zuschauer übertragen. So entsteht schnell das Gefühl vor Ort zu sein – und der Wunsch, beim nächsten Event wirklich selbst dabei zu sein.

Die Vorteile eines Eventfilms

Wenn es um Marketing geht, dann sind Videos stets die richtige Wahl. Eventfilme eignen sich für die verschiedensten Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnungen, wie zum Beispiel Betriebsfeiern, Messen, Sportveranstaltungen, Modeschauen, Konzerte, Volksfeste oder Festivals. Die Kurzfilme sind der ideale Werbefilm für die Unternehmenswebsite oder sogar zukünftige Veranstaltungen. Ein gelungener Film zeigt das Event von seiner besten Seite und hinterlässt dabei einen positiven Gesamteindruck.

Emotionen spielen bei einem Eventfilm eine wichtige Rolle, denn diese helfen nicht nur dabei, Erinnerungen zu schaffen, sondern stärken zudem auch die Kundenbindung. Mit einer starken Kundenbindung wiederum, steigt das Interesse an einem Unternehmen und der Bekanntheitsgrad erhöht sich. Daraus resultiert eine Umsatzsteigerung der Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens.

Auch für diejenigen, die eine Veranstaltung verpasst haben, kann ein Eventfilm ein gutes Medium sein, um sich einen Eindruck von dem Event zu verschaffen. Außerdem kann ein gelungener Eventfilm in diesem Fall auch dazu beitragen, dass den Interessierten Lust auf ein anstehendes Event gemacht wird.

Videos bieten zudem die Gelegenheit, nicht nur den Teilnehmenden des nächsten Events, sondern allen Betrachter:innen einen Mehrwert zu bieten. Durch lustige Fakten oder auch Backstage-Clips mit Referent:innen oder Interpret:innen, werden die Videos auch für Nichtteilnehmende interessant und das allein kann dazu beitragen, das Markenimage eines Unternehmens aufzupolieren.

Mit dem Film der letzten Veranstaltung, werden die Besucher:innen und diese, die es werden möchten, an das vergangene Event erinnert, wodurch dieses nachhaltig im Gedächtnis bleibt. Zudem eignet sich ein Eventfilm dazu, die Zuschauenden über eine Veranstaltung zu informieren und ihnen zu zeigen, warum es sich lohnt, das nächste Event zu besuchen. Ein Eventfilm bietet somit einen Vorgeschmack auf das kommende Event. Dies kann enorm zu einer erhöhten Besucherzahl bei dem anstehenden Event beitragen. Insofern sind die Werbezwecke eines Eventfilmes keineswegs zu unterschätzen!

Der Einsatz von Eventfilmen

Um einen geeigneten Eventfilm zu erhalten, ist es essentiell zu wissen, zu welchen Marketingzwecken er verwendet werden soll. Zunächst sollte also festgelegt werden, in welchem Rahmen ein Eventfilm eingesetzt wird. Denn Eventfilme sind ein vielfältig einsetzbares Videoformat:

Die Filme lassen sich beispielsweise auf der Webseite des Unternehmens oder auch auf den Social Media Kanälen einbinden. Eine weitere Möglichkeit zur Verbreitung des Eventfilmes, ist der Newsletter des Unternehmens. Allein schon durch Nennung des Wortes „Video“ in der Betreffzeile kann die Öffnungsrate um 19 Prozent gesteigert werden. YouTube ist nach Google die zweitgrößte Suchmaschine der Welt. Indem Unternehmen ihre Videos dort veröffentlichen, können sie mit wenig Aufwand die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie entdeckt werden.

Wenn ein Unternehmen sein anstehendes Event mit Hilfe von Videos bekannt gemacht hat, besteht der nächste Schritt darin, diese Bekanntheit zu nutzen, um Tickets zu verkaufen. Hierbei sollte stets darauf geachtet werden, dass Nutzer:innen, die beispielsweise auf die Facebook-Veranstaltung oder das Instagram-Profil klicken, nahtlos auf das Bestellformular weitergeleitet werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Jede Veranstaltung hat einen wichtigen Anlass, aus dem sie stattfindet – und enthält somit auch eine Botschaft. Mit einem Eventfilm ist es möglich, diese Nachricht für die Zukunft festzuhalten. Bei Bedarf lässt sich diese immer wieder verwenden: Egal ob ein Eventvideo auf der eigenen Webseite hochgeladen, über die Social Media Kanäle geteilt oder auf Messen gezeigt wird. Ein Eventfilm bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Durch einen Eventfilm wird ein Unternehmen in der Öffentlichkeit präsentiert, zudem aber auch Geschäftspartner:innen, Kund:innen und potentiellen Bewerber:innen. Ein Eventfilm ist ideal, um zukünftige Veranstaltungen zu bewerben und den Firmenzusammenhalt zu stärken. Denn: Events sind Erlebnisse und Erlebnisse bringen Menschen zusammen.

Die Anwendungsgebiete eines Eventfilms

Vor dem Event

Wenn bereits das Wichtigste geklärt, der Termin für das Event feststeht und die Location gebucht ist, dann kann der Ticketvorverkauf starten. Das ist die perfekte Zeit für die Ankündigung des Events. Bereits an dieser Stelle, kann mit einem Video zu Beginn des Vorverkaufs auf das Event aufmerksam gemacht werden. Mit Videos wird eine möglichst große Zielgruppe erreicht, Interessierte werden dazu ermutigt, Tickets zu buchen und es sind bereits die ersten Schritte getan, die Werbetrommel zu rühren. Diese erste Einladung sollte aus aussagekräftigem Bildmaterial mit prägnanten Texteinblendungen bestehen.

Je näher die Veranstaltung dann rückt, desto mehr spannende Neuigkeiten und Ankündigungen können mit den Teilnehmenden und Interessierten geteilt werden. Dabei kann es sich beispielsweise um eine:n Sprecher:in für eine Konferenz halten, die Zusage eines beliebten Händlers für eine Messe oder auch die Bekanntgabe eines Headliners oder des finalen Line-Ups für ein Festival. Mit einem Ankündigungsvideo vor dem Event können also bestimmte Einzelheiten des Events in Szene gesetzt werden, um die Unentschlossenen unter den potentiellen Teilnehmenden zum Ticketkauf zu animieren.

Auch mit einem kurzen FAQ-Video, das die wichtigsten Fragen im Vorfeld der Veranstaltung beantwortet, kann die Menge der Teilnehmenden bereits auf den großen Tag vorbereitet werden. Hierbei geht es beispielsweise darum, zu erklären, wann die Gates geöffnet werden, wo sich die Check-In-Schalter befinden und was die Teilnehmenden mitbringen sollten. Ein FAQ-Video bietet kurze Antworten auf häufig gestellte Fragen von Teilnehmenden, ohne dass sie dazu die langen Texte auf der Webseite durchlesen müssen.

Nach dem Event

Und dann kommt die Zeit, da ist das Event vorbei und die Veranstalter:innen und Helfer:innen sind erschöpft. Doch während den Veranstalter:innen selbst die Augen zufallen und sie sich nach getaner Arbeit ins Bett legen möchten, ist die Erinnerung an das großartige Erlebnis bei den Teilnehmenden noch allzu präsent. An dieser Stelle kommt die Chance, das letzte und womöglich auch beste Video zu erstellen und diese sollten Veranstalter:innen sich keinesfalls entgehen lassen.

Die Videozusammenfassung der Highlights ist eine nostalgische Erinnerung für all diejenigen, die am Event teilgenommen haben, aber auch das schlagkräftigste Verkaufsargument für das nächste Jahr bzw. die nächste Veranstaltung. Das Eventvideo hält denjenigen, die nicht dabei waren, vor Augen, was sie verpasst haben. Somit lässt sich ein Eventfilm als Danksagung an alle Teilnehmenden, Sponsoren, Händler:innen und Künster:innen sowie als perfektes Marketingmaterial für das nächste Event verwenden.

Die wichtigsten Fakten

  • Ein Eventfilm fasst die Impressionen einer Veranstaltung zusammen
  • Nachhaltige Verwendung des Films, durch Einbinden auf der Website, Social Media, Newsletter, uvm.
  • Kann zukünftige Stakeholder auf das nächste Event aufmerksam machen
  • Kundenbindung aufbauen und stärken durch emotionale Bilder
  • Wichtig: Zeitnahe Veröffentlichung nach dem Event; dann ist das Event bei den Teilnehmenden noch in Erinnerung und die Erlebnisse werden noch einmal in ihren Köpfen wach gerufen
Video abspielen

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Ein Großteil der Informationen aus diesem Blogpost stammt aus dem Infoflyer “Unser Leitfaden für Event-Videomarketing 2019” von eventbrite und Animoto.

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